Caso N°08

CARTAS DE UN CRIMINAL

06/06

México D.F. a 02 de Octubre de 2012

ASUNTO: TUTORÍA CONTABLE

Hola señor Tolatano!

Me atrevo a escribir estas lineas con la pretensión de solicitar su ayuda dado que la situación de la sociedad se ha vuelto compleja.

Es triste -para mi- narrar que en un estado de histeria la señorita Duda pretende entender ¿qué se hace en la contabilidad de la sociedad? debido a que quiere tomar el control de la misma y cancelar los servicios que su despacho ofrece. Entiendo que esto no es ético -de mí parte- pero no tengo otra opción.

Se me ha pedido que le explique a la señorita como se lleva a cabo el registro contable -y como usted sabe, no sé nada-, entiendo que la última vez que nos vimos usted comentó que esto era algo sencillo y a la vez especial dado que no todos conocen la rama pero, le pido me permita narrar lo qué voy a decir durante la asesoría al mismo tiempo que me anticiparé a las preguntas que me pueda hacer la señorita.

PUNTO UNO     "PATRIMONIO"

cof..cof..coooffff..-buena tarde señorita- Lo primero que debe saber es que las sociedades se controlan a través de una cuenta que se llama patrimonio, la cual a su vez se divide en tres:

• Patrimonio ó Patrimonio no restringido
• Patrimonio temporalmente restringido
• Patrimonio permanentemente restringido

Dicha cuenta se alimenta -por lo general- de entradas de dinero para proyectos o como dicen algunos de Subsidios de capital vencido.

Duda: Ve al grano borrego, sólo quiero saber cómo se registra y en qué momento se hace.

Angustia: ¡Bueno!, la explicación no es sencilla dado que la cuenta de patrimonio se encuentra en constante movimiento. Permita explicarle los diversos escenarios:

ESCENARIO UNO (PATRIMONIO)

Cuando se abre una sociedad con propósito no lucrativo lo primero que se registra es la aportación de los socios.

Duda: ¡Osea! ¿se registra como un saldo inicial?

Angustia: No señorita, recuerde que los saldos iniciales se ocupan cuando un importe ya existía con antelación y en la apert...

Duda: Espera, espera borrego! no entiendo cómo que cuando ya existía?

Angustia:  Mire señorita cuando los socios hacen la aportación de dinero para la constitución de la sociedad eso se considera como el asiento número uno, el cual como usted sabe se hará un cargo a la cuenta de Caja y un abono a la cuenta de Patrimonio.

Duda: Y ¿en qué momento se considera saldo inicial?

Angustia: Recuerda que le comenté que cuando hacen la aportación los socios se toma como el asiento número uno, (en ese momento quizá la señorita hará una pausa para recordar y lanzará una mirada de aprobación que se entenderá como un "si tú dices") ahora imagine que eso pasó en Marzo; pero en Abril esa aportación se considerará un saldo inicial porque ya existía desde marzo. Eso mismo pasará con los meses siguientes tenga o no movimiento la cuenta.

Duda: Bueno ya borrego! ¿y qué pasa con los demás patrimonios?

ESCENARIO DOS (PATRIMONIO RESTRINGIDO TEMPORALMENTE)

Lo primero que debemos saber sobre el patrimonio temporalmente restringido o restringido temporalmente es que esta cuenta se utiliza cuando se delega la responsabilidad del uso del dinero a la parte administrativa.

Duda: No te entiendo Angustia, ¿cómo que se delega la responsabilidad?

Angustia: Digamos que dentro de las sociedades existen personas que desarrollan actividades administrativas que garantizan el uso adecuado de los proyectos, por tal, no es necesario que los socios tengan que autorizar el uso de dicho importe cuando ya existe un presupuesto que permite la distribución del mismo.

Ejemplo: Imagine que la sociedad decide iniciar una investigación sobre desempeño académico y que el proyecto se realizará en un periodo de 12 meses, donde los investigadores cobrarán un sueldo de $15,000 mensuales.

En este caso como ya estaba autorizado el proyecto, la parte administrativa podrá realizar el pago de los mismos sin avisar a los socios.

Duda: ¡Cómo que sin avisar a los socios! ¿qué te pasa? que barbarie estas diciendo borrego.

Angustia: Calma señorita! -como usted sabe- antes de iniciar un proyecto, los socios autorizan el importe total del proyecto y la administración del presupuesto se realiza durante el tiempo de duración del mismo apegándose a los tiempos de desarrollo.

Duda: Ok, ok borrego. Y esto ¿cómo se registra?

Angustia: El registro de la cuenta temporal es un poco más compleja que la parte del Patrimonio dado que aquí se hacen varios movimientos.

Duda: Deja de farolear borrego y dime: ¿cómo se hace?

Angustia: ¡Bueno! antes de explicar debo comentar que me está pidiendo que le describa el uso de la cuenta sin haberla creado aún, por tal, comenzaré explicando como se crea la cuenta del patrimonio restringido temporalmente -después explicaré el movimiento de las cuentas cuando se autoriza un proyecto-, lo diré por pasos esperando que no se confunda:

1. Crear la cuenta de Banco temporalmente restringido [en este punto se debe entender que cuando se toma la decisión de manejar un patrimonio con restricción temporal se está obligado a llevar un control de los fondos de dicha naturaleza. El fondo se puede hacer llevando un control minucioso sobre la cuenta de bancos -si sólo se cuenta con una o utilizando dos cuentas para facilitar el control-. Cuando se utilizan dos cuentas se da el fenómeno de la liberación del dinero, el cual, se basa en sacar dinero de la cuenta banco -también conocida como cuenta de uso corriente- (haciendo un abono) y enviarlo a la cuenta -que vamos a crear con el nombre- de banco restringido temporalmente (haciendo un cargo)].
2. Crear la cuenta de Patrimonio temporalmente restringido [al momento de sacar dinero del banco -de uso corriente- se percibe que el saldo que queda en la cuenta, ya no corresponde al importe que está registrado en el Patrimonio debido a que se ha movido dinero a la cuenta de banco temporalmente restringido. En este caso se crea la cuenta de patrimonio temporalmente restringido haciendo un abono -por el importe que se manejó en los bancos- y un cargo en la cuenta de patrimonio para reflejar que existe una disminución en la misma -por tratarse de una cuenta de naturaleza acreedora-. Es importante resaltar que la creación de la cuenta de banco temporal se realiza en dos procesos; situación que obliga a registrar la creación del nuevo banco y el nuevo patrimonio en asientos diferentes (ejemplo: si se trata de la operación número dos, el banco se registrará como 2 y el patrimonio como 2A)].

Duda: Espera borrego!, deja veo si entendí. Primero debo crear las cuentas de banco y patrimonio temporalmente restringidas -lo cual parece no ser tan complejo-. ¿Qué debo hacer después? por ejemplo en el caso en el que se autoriza un proyecto.

Angustia: Cuando se ha autorizado un proyecto, el registro se hace de forma parecida a la creación de cuentas temporales sólo que ahora se verá de la siguiente forma:

1. Liberación del fondo para el proyecto. [cuando se ha autorizado el uso de un fondo para el desarrollo de un proyecto, lo primero que debe hacerse es liberar el importe que corresponderá a los pagos que genera el desarrollo del mismo. La forma de hacerlo es haciendo un abono a la cuenta de banco temporalmente restringido y un cargo a la cuenta de bancos, esto se hace con la pretensión de dejar disponible el dinero hasta que se haga el movimiento correspondiente para su uso].
2. Ajuste de patrimonios. [como el dinero que estaba temporalmente restringido ya cambió de característica a dinero de uso corriente, es necesario develar ese cambio en los patrimonios. Para llevar a cabo dicho cambio, se cargará a la cuenta de patrimonio temporalmente restringido -para reflejar la disminución- y se abonará a la cuenta de patrimonio -para reflejar el aumento-. Este segundo punto se tomará como -en la explicación anterior, referente a la creación de los temporales- asiento complementario].

Duda: